Fraud Audit – SIMMROW CONSULTING

Betrugsrisiken entstehen häufig nicht durch fehlende Regeln, sondern durch Schwachstellen im täglichen Ablauf. Unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Funktionstrennung, weitreichende Berechtigungen oder Kontrollen, die sich mit der Zeit eingeschlichen haben, können Möglichkeiten für Manipulation schaffen.

Ein Fraud Audit von SIMMROW CONSULTING macht diese Risiken sichtbar – bevor daraus ein Schaden entsteht.

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Prävention statt Aufklärung

Ein Fraud Audit ist keine klassische Abschlussprüfung und keine Untersuchung gegen einzelne Mitarbeiter. Im Mittelpunkt steht eine andere Frage: Welche Möglichkeiten bestehen innerhalb der heutigen Prozesse, Vermögenswerte des Unternehmens zu veruntreuen oder Geschäftsvorgänge zu manipulieren – und würden diese Vorgänge zuverlässig auffallen?

Dafür werden relevante Finanzprozesse aus der Perspektive eines möglichen Täters betrachtet. Nicht Vertrauen oder Misstrauen stehen dabei im Mittelpunkt, sondern die Qualität der vorhandenen Kontrollstrukturen.

Was wird geprüft?

Der konkrete Prüfungsumfang richtet sich nach Unternehmen, Organisation und Risikoprofil. Typische Prüfungsfelder sind:

Zahlungsverkehr

Wer kann Zahlungen anlegen, verändern und freigeben? Sind Freigabegrenzen und Vier-Augen-Prinzip wirksam umgesetzt?

Kreditoren und Lieferanten

Wie werden neue Lieferanten angelegt? Wer kann Stammdaten oder Bankverbindungen verändern? Werden Änderungen unabhängig kontrolliert?

Debitoren und Zahlungseingänge

Wie werden Forderungen, Gutschriften, Stornierungen und Zahlungseingänge verarbeitet? Wo bestehen Möglichkeiten für Manipulation?

Berechtigungen und Funktionstrennung

Welche Mitarbeiter verfügen über kritische Berechtigungen? Können Geschäftsvorgänge vollständig durch eine einzelne Person durchgeführt werden?

Buchhaltung und manuelle Buchungen

Wo bestehen Möglichkeiten für ungewöhnliche oder nicht ausreichend kontrollierte Buchungen? Wie werden Korrekturen und manuelle Eingriffe geprüft?

Spesen und Auslagen

Wie werden Reisekosten, Kreditkartenabrechnungen und sonstige Auslagen eingereicht, geprüft und freigegeben?

Kontroll- und Freigabeprozesse

Welche Kontrollen bestehen tatsächlich? Wer führt sie durch? Werden sie dokumentiert und können sie unabhängig nachvollzogen werden?

Wie läuft ein Fraud Audit ab?

Vorbereitung

Zu Beginn werden Unternehmensstruktur, relevante Finanzprozesse und bestehende Kontrollmechanismen aufgenommen. Gemeinsam wird festgelegt, welche Prozesse und Unternehmensbereiche Bestandteil des Audits sind.

Prozess- und Risikoanalyse

Die ausgewählten Prozesse werden strukturiert analysiert. Dabei wird untersucht, an welchen Stellen Möglichkeiten für Manipulation bestehen und welche vorhandenen Kontrollen diese Risiken begrenzen.

Bewertung

Festgestellte Risiken werden nach Eintrittsmöglichkeit und möglicher Auswirkung bewertet und priorisiert. So wird sichtbar, welche Schwachstellen tatsächlich Handlungsbedarf erzeugen und welche Risiken vertretbar sind.

Maßnahmen

Für relevante Feststellungen werden konkrete Maßnahmen entwickelt. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele zusätzliche Kontrollen einzuführen. Eine gute Kontrolle reduziert ein relevantes Risiko, ohne den Prozess unnötig kompliziert zu machen.

Management-Report

Die Ergebnisse werden in einem strukturierten Bericht zusammengefasst: identifizierte Schwachstellen, Bewertung und Priorisierung der Risiken, bestehende Kontrollmechanismen, konkrete Handlungsempfehlungen und eine Übersicht der priorisierten Maßnahmen. Die Geschäftsführung erhält damit eine nachvollziehbare Grundlage für weitere Entscheidungen.

Was bleibt nach dem Audit?

Das Ziel eines Fraud Audits ist nicht ein umfangreicher Prüfbericht, der anschließend abgelegt wird. Das Ergebnis soll praktisch nutzbar sein. Sie wissen anschließend: wo relevante Betrugsrisiken bestehen, welche Kontrollen bereits funktionieren, wo Kontrolllücken geschlossen werden sollten und welche Maßnahmen Priorität haben.

Warum eine einmalige Prüfung nicht ausreicht

Unternehmen verändern sich. Mitarbeiter wechseln, Verantwortlichkeiten werden neu verteilt, Software wird eingeführt, Prozesse werden angepasst und Berechtigungen verändern sich. Damit verändert sich auch das Risikoprofil.

Kontrollstrukturen sollten deshalb regelmäßig darauf überprüft werden, ob sie noch zur tatsächlichen Organisation passen. Ein wiederkehrendes Fraud Audit schafft einen festen Prüfpunkt, an dem Veränderungen, neue Risiken und die Umsetzung vorheriger Maßnahmen bewertet werden.

Für welche Unternehmen ist ein Fraud Audit sinnvoll?

Ein Fraud Audit kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

einzelne Mitarbeiter weitreichende Verantwortung in Finanzprozessen besitzen,
Finanzprozesse über Jahre organisch gewachsen sind,
Verantwortlichkeiten oder Berechtigungen nicht vollständig transparent sind,
das Unternehmen stark gewachsen ist oder sich organisatorisch verändert hat,
Geschäftsführung oder Eigentümer mehr Sicherheit über interne Kontrollstrukturen benötigen,
bisher keine strukturierte Fraud-Risikoanalyse durchgeführt wurde.

Dabei ist nicht allein die Unternehmensgröße entscheidend. Auch kleinere Unternehmen können erhebliche Risiken aufweisen, wenn kritische Prozesse stark auf einzelne Personen konzentriert sind.

Keine Sicherheit durch mehr Bürokratie.

Wirksame Betrugsprävention bedeutet nicht, jeden Vorgang mit zusätzlichen Freigaben zu versehen. Kontrollen müssen dort greifen, wo ein relevantes Risiko besteht. SIMMROW CONSULTING verfolgt deshalb einen risikoorientierten Ansatz: kritische Schwachstellen identifizieren, Risiken priorisieren und angemessene Kontrollen entwickeln.

Wo steht Ihr Unternehmen?

Wenn Sie zunächst eine erste Einschätzung erhalten möchten, können Sie mit dem kostenlosen Fraud-Risiko-Check beginnen. Oder besprechen Sie direkt, welche Prozesse und Prüfungsfelder für Ihr Unternehmen relevant sind.

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